Di seguito si segnalano alcuni spunti operativi forniti da Confindustria nella “Guida operativa per gli enti privati” alla nuova disciplina in materia di Whistleblowing.
Quanto all’ambito oggettivo di segnalazione lo stesso attiene a:
- Reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti;
- Violazioni dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo.
Quanto agli elementi della segnalazione necessari per superare il vaglio di ammissibilità gli stessi vanno identificati in:
- Possibilità di identificare/comunicare con il segnalante;
- Circostanze di tempo e di luogo e precisa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- Elementi utili a identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
- In caso di segnalazioni anonime le stesse dovranno risultare puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione;
- Indicazione della volontà del segnalante di voler beneficiare delle tutele previste dalla normativa whistleblowing.
Quanto all’oggetto della segnalazione:
- In caso di imprese con meno di 50 dipendenti che hanno adottato il Modello 231: solo condotte illecite rilevanti per la disciplina 231 o violazioni del modello 231 unicamente attraverso il canale interno;
- In caso di imprese con più di 50 dipendenti che hanno adottato il Modello 231: violazioni del diritto UE mediante canale interno, esterno, divulgazione pubblica o denuncia e condotte illecite rilevanti per la disciplina 231 o violazioni del modello 231 unicamente attraverso il canale interno.
Quanto al canale interno di segnalazione e procedura whistleblowing è necessario:
- Procedere con delibera dell’organo amministrativo;
- Disciplinare la gestione del conflitto di interessi nel caso in cui il gestore della segnalazione sia il soggetto a cui si riferisce la segnalazione;
- Aggiornare i Modelli 231 in punto di canale di segnalazione interna, divieto di ritorsione e sistema disciplinare;
- Provvedere alla comunicazione dell’adozione del canale nei confronti delle rappresentanze sindacali aziendali.
Quanto al gestore delle segnalazioni interne:
- Se viene individuato un soggetto interno all’organizzazione aziendale è necessario che sia una figura priva di mansioni operative, in modo da rispettare il criterio di autonomia previsto dalla normativa;
- È possibile nominare l’Organismo di Vigilanza, con incarico debitamente formalizzato, in ragione del possesso dei requisiti previsti dalla normativa 231;
- È necessaria una costante informativa nei confronti dell’OdV in merito a segnalazioni rilevanti ai fini della 231 e un aggiornamento periodico sul funzionamento del sistema.
In merito alla condivisione del canale in particolare all’interno dei gruppi di imprese:
- Per le imprese fino a 249 dipendenti appartenenti al medesimo gruppo, è possibile la predisposizione della piattaforma informatica e la distribuzione delle segnalazioni da parte della casa madre (nonché l'eventuale gestione delle stesse);
- Devono essere stipulati appositi accordi o convenzioni infra-gruppo;
- Ciascun ente deve avere accesso solo alle segnalazioni di propria competenza oltre che adempiere agli obblighi di formazione e informazione e archiviazione della documentazione;
- Per le imprese sopra i 249 dipendenti e appartenenti allo stesso gruppo, è possibile:
- 1) Condividere un’unica piattaforma che consente al soggetto segnalante di selezionare la società interessata dalla segnalazione, con gestione decentralizzata della stessa, oppure
- 2) Adottare il canale e far gestire le segnalazioni in capo alla holding, in qualità di soggetto terzo, mediante la stipula di un contratto di servizi.
In merito alla tutela del segnalante e dei soggetti assimilati è necessario garantire:
- La riservatezza in relazione all’identità del segnalante assicurata anche nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’ente;
- L’individuazione e la tutela dei soggetti assimilati al segnalante mediante richiesta al segnalante, nell’ambito del processo di istruttoria, di indicarne l’esistenza e la sussistenza dei relativi presupposti (facilitatori, …);
- Il corretto trattamento dei dati in conformità con la normativa di settore.
In relazione all’attività di formazione e informazione:
- È necessario svolgere attività di formazione periodica per uffici e soggetti coinvolti nelle procedure di segnalazione;
- L’attività di formazione ha ad oggetto i principali aspetti normativi, i principi generali di comportamento, i presupposti e le procedure per effettuare le segnalazioni;
- L’adempimento degli obblighi informativi avviene mediante:
- 1) esposizione delle comunicazioni nei luoghi di lavoro accessibili a tutti (personale ed esterni);
- 2) creazione di un’apposita sezione sul sito web e all’interno della piattaforma utilizzata.
